Volgens de Amerikaans bedrijfskundige John Kotter kwam er door onderzoek achter, dat grote veranderingen binnen organisaties helaas vaak niet altijd het beoogde resultaat hebben. Hij spreekt zelfs van een slagingskans van circa 30% (1995). Daardoor worden veranderingen niet goed doorgevoerd en hebben ze daardoor niet het beoogde resultaat.

Om de kans van slagen bij veranderingen te vergroten, voerde John Kotter het Kotter 8 step change model (acht-stappenplan) in. Door het volgen van dit stappenplan hebben organisaties minder kans om te falen en worden ze bedreven in het doorvoeren en toepassen van de veranderingen. Daardoor hoeven organisaties niet meer continu de veranderingen bij te sturen en aan te passen en vergroot het de kans op succes.

Kans van slagen

Veranderingen worden door medewerkers niet altijd als positief ervaren. Maar zij zijn wel belangrijk wanneer het op de uitvoering aankomt. Door het Kotter 8 step change model te doorlopen, hebben veranderingen binnen organisaties meer kans van slagen. De eerste drie stappen van het Kotter 8 step change model creëren het juiste klimaat voor verandering, stap 4 tot en met 6 verbinden de verandering aan de organisatie en de stappen 7 en 8 richten zich op implementatie en consolidatie van de verandering:

Stap 1 – Creëren van urgentie (Create a sense of urgency)

De eerste stap is volgens John Kotter het belangrijkst. Door medewerkers de noodzaak en urgentie van de verandering in te laten zien, wordt er draagvlak gecreëerd. Een open, eerlijke en overtuigende dialoog is daarvoor noodzakelijk. Zo worden ze overtuigd van het belang van handelen. Dat kan bijvoorbeeld door potentiële bedreigingen met hen te bespreken en met hen te discussiëren over mogelijke oplossingen.

Stap 2 – Oprichten van leidende coalitie (Create a guiding coalition)

Het is goed om een projectgroep op te richten, die zich bezig houdt met de veranderingen die de organisatie wil doorvoeren. Deze groep leidt alle inspanningen en moedigt de medewerkers aan om mee te denken en mee te werken. Bij voorkeur wordt deze coalitie samengesteld uit medewerkers vanuit verschillende functies en posities, zodat alle medewerkers zich aan de groep kunnen optrekken en zich met de teamleden kunnen identificeren. Door het open karakter heeft de groep ook een klankbordfunctie, zodat er open communicatie mogelijk is.

Stap 3 – Het creëren van een nieuwe visie (Create a vision for change)

Door een goede visie helder te formuleren, wordt het voor iedereen duidelijk wat de organisatie binnen een afgesproken termijn wil bereiken. Daardoor worden veranderingen concreter en is er meer draagvlak om ze door te voeren. In de visie kunnen ideeën van medewerkers serieus worden meegenomen en verwerkt, zodat zij de visie sneller zullen accepteren. Door aan de vastgestelde visie strategieën te koppelen, helpt dat medewerkers om hun doelen te bereiken.

Stap 4 – Het creëren van draagvlak voor de visie (Communicate the vision)

Het creëren van draagvlak en acceptatie van de nieuwe visie is het belangrijkste doel van stap 4 van het Kotter 8 step change model. Dat wordt alleen bereikt door veel met medewerkers over de nieuwe visie te spreken en hun meningen, zorgen en angsten serieus te nemen. De nieuwe visie moet volledig in het gehele bedrijf worden opgenomen.

Stap 5 – verwijderen van obstakels (Remove obstacles)

Voor acceptatie van de verandering op alle niveaus, is het belangrijk om obstakels die de visie kunnen ondermijnen, te veranderen of desnoods te verwijderen. Door de dialoog met alle medewerkers aan te gaan, wordt het duidelijk wie zich verzet tegen de verandering. Om de visie onder de medewerkers aan te moedigen, helpt het om hun ideeën door te voeren en mee te nemen in de verandering.

Stap 6 – Zorg voor korte termijn successen (Create short-term wins)

Niets motiveert meer dan succes. Door binnen het veranderingsproces korte termijn doelstellingen op te stellen, wordt het voor medewerkers inzichtelijk wat er gebeurt. Als doelstellingen succesvol zijn afgerond, stimuleert dit medewerkers enorm om verder te bouwen. Door de medewerkers, die bij dicht bij het veranderingsproces staan te erkennen en te belonen, wordt het in alle lagen duidelijk dat het bedrijf een andere koers vaart.

Stap 7 – Consolideer verbeteringen (Consolidate improvements)

Volgens John Kotter mislukken veel veranderingstrajecten, omdat er te snel van een overwinning wordt uitgegaan. Maar verandering is een langzaam proces en maakt onderdeel uit van de totale bedrijfscultuur. Snelle overwinningen zijn slechts het begin van de lange termijn verandering. Een organisatie moet daarom blijven zoeken naar verbeteringen. Na meerdere successen kan dan langzaamaan worden geconstateerd dat de verandering vruchten gaat afwerpen.

Stap 8 – Borg de veranderingen (Anchor the changes)

Pas wanneer een verandering deel uitmaakt van de kern van de organisatie, wordt het een onderdeel van de bedrijfscultuur. Dat gaat niet vanzelf. Normen en waarden moeten overeenkomen met de nieuwe visie en het gedrag van medewerkers moet hier automatisch op aansluiten. Medewerkers moeten de verandering blijven ondersteunen. Regelmatige evaluatie en gesprekken over de voortgang, helpen bij het consolideren van de verandering.

Aanvulling op het Kotter 8 step change model

Wanneer alle stappen doorlopen zijn, beveelt John Kotter het aan om bij werving en aanname van nieuw personeel direct de nieuwe visie als uitgangspunt te nemen. Datzelfde geldt ook voor het opleiden van (huidig) personeel. De nieuwe visie en de veranderingen moeten als het ware door de aderen van het bedrijf gaan stromen. Medewerkers die actief hebben bijgedragen moeten bovendien erkenning krijgen. Hun draagvlak is enorm en daarom zal er ook bij volgende veranderingen weer een beroep op hen worden gedaan.

Bron: http://www.toolshero.nl/verandermanagement/8-step-change-model-kotter/